メールの時短には単語登録!名前・定型文以外も登録しよう!

slackやOffice365などのチャットなどが普及していますが、社外とのコミュニケションで一番利用するのはメールではないでしょうか。よほどの事でない限り相手のPC環境を気にせず情報を伝達できます。時短をする方法で一番効率がいいのは単語登録とショートカットキーを覚えることです。そんな事はすでにやっています!という方向けにもっと使いこなせる方法をお伝えします!

単語登録ツールはなにがおすすめ?

無料のものならGoogleの日本語登録が一番です。時事ネタや芸能人の名前まですぐに変換できるほど最新の単語情報を取り入れています。単語登録もエクセルデータを加工してインポートできます。

https://www.google.co.jp/ime/

単語登録基本編

まずは基本的なところです。

自分の情報

・名前
・電話番号
・メールアドレス
・住所

挨拶

・いつもお世話になっています。株式会社ヨシラバーの吉田です。
・先日はご足労いただきありがとうございます。
・ご連絡ありがとうございます。本件は○○までに回答致します。
・ファイルを添付致しますのでご査収ください。パスワードは○○です。
・誠に恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。

自社の情報

・難読文字の人名
・部署名
・自社のプロダクト名

上級編

フォルダへのパス

ファイルサーバーを利用している場合、よく使うフォルダへのリンクを登録しています。

¥ファイルサーバー名¥フォルダ名

長文の場合はクリップボード管理ソフト「CLibor」

ここまで一行の文を登録する事をお勧めしてきましたが、長文を送る場合はフリーソフトインストール可能な環境であれば「Clibor」を使うのがおすすめ。テンプレート化した文章を呼び出す事ができます。

https://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se472890.html

ソフト名: Clibor
動作OS: Windows 10/8/7
機種: IBM-PC x64
種類: フリーソフト(寄付歓迎):1,404円
作者: Amuns

まとめ

単語登録は500件ぐらいは登録していました。最初は少し面倒かもしれませんが、入れてみると便利ですよ。

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