議事録の書き方のコツは?新人に任せるほど簡単ではない!

システム構築の現場は実は人と人とのコミュニケーションの場です。現場へヒアリングや経営層への報告など様々な目的で会議議が開かれます。

そこで必要になるのが「議事録」です。最若手の社員が「じゃ、今日の議事録とっといてね」なんて突然頼まれたりしまいます。

若手がすべきなので簡単と思われていますが、議事録は実はハードルの高いミッションです。議事録をとる目的を説明したいと思います。

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議事録取りに臨む前に。事前準備編

5人を越える人数で、定例会議のような継続的に行われている会議の議事録取りは大変難しいと心得るべきでしょう。

ずっと続いてる過去の議事録がある為、同じフォーマットで取っといたらいいよとか言われる。ただ、突然放り込まれた若手にとっては何の話をしているのか、その前提が省略されがちです。また、独特の業界用語や会社の専門用語が出てきます。

会社や会議の性質によって、議事録のニュアンス(どんな風に取るか?/取るべきか?)が結構違いますし、準備して会議に臨もむことが非常に大切になります。

目的

1.決定事項や決定に至る経緯がわかる
次回の会議の中で状況を確認する際にも使用される。

2.会議に参加しなかった人に伝わる
情報共有が必要なメンバーに対して情報をInputすることになる。

3.証拠になる
会議で決定したことを言語化し、認識相違がないことを参加者全員で確認するための資料となる

議事録をとることは、プロジェクトマネージャーとしての第一歩です。さまざまなスキルを身につけることができます。

向上スキル

・文章力
・聴き取る力
・知識の整理

向上させるためには

会話形式で書かない

結論の部分が際立っている方がわかりやすい議事録です。誰がその結論に対して影響を受けるのか明確にする必要があります。下記の文章は、1行だけでよく、□□は××を対応中で問題ない。


◯◯さん:□□の件はどうなりましたか?

△△さん:現在、××を対応中です。

◯◯さん:承知しました。


結論を述べる(1)

打ち合わせでの「結論」が明確になっていることを常に意識してください。聞き取るためにも下記が大切です。


・何がどうなったのか
・誰がどうしたのか


結論を述べる(2)

「何」と「どうなる」の間に、理由や経緯を書かないという事です。文を長くすればするほど、どれとどれがつながるのかわかりにくくなってしまいます。

短く完結に書く

敬語は不要です。冗長な言い回しや、なくても通じる表現は削りましょう。

足りない情報は書き加える

「暗黙の前提」は明示しましょう。また、文脈上の主語も明示しましょう。

つまり、自分がパソコンで打つのが早いのか、スマホで打つのが早いか、
それともノートに書いてあとでPCに起こすのがいいのかを確認する。

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自分が議事録を取りやすい道具や方法を考えよう!

慣れないうちや、タイピングに自信が無い場合はノート一択でいいと思います。
古い会社だと手書き=頑張ってるアピールになる、図解など情報をフリーフォーマットで書けるのがメリットです。
先輩に議事録の取り方を教えて欲しいと助けを頼むのも一つの手だと思われるます。

知識を吸収

話し合いに関する知識を有し、その中でポイントが、何かを理解し、それをわかりやすくまとめられることが重要です。

議事録作成がプロになるとどうでしょうか。

議事録作成のプロになると

何かを説明するとき、考えをまとめるとき、技術力向上、議事録作成能力は、多方面でのスキルが生がされます。

新人が書くべきなのか、結構難易度は高いので、新人がうまくかけなくても先輩は怒らないようにお願いします。

回数・経験あるのみ!フィードバックも喜んでもらおう

回数をこなしていくと、議事録を効率的に取る自分なりのスタイルが出来てきまうs。
最初はガチガチに書いていても、こなれてくると短時間で、要点を押さえたいい議事録が出来るようになります。
慣れてしまえば、他のビジネス文書やメールを書くのもかなりラクになってくるはずです。

議事録は実はあまり読み返されないものですが、最初のうちは数をこなすことと並行し誰かにフィードバックをもらうようにしようしょうね。

第三者が見て分かりやすい議事録を書こうと思ったら、第三者に見てもらうのが一番手っ取り早いのです。

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なぜ新人が議事録を書くのか

議事録は質が重要です。本来は議事録の目的と新人の育成は別物だとうことを忘れてはダメです。先輩方も議事録は苦手なのです。それほど、難しいスキルですし、丁寧に書ける方はそれだけでも立派なスキルです。

おわりに

議事録作成には、事前準備が重要です。いきなり議事録お願いね、と言われるよりはるかに気持ちは楽なはずです。意味議事録を書く人って、会議を掌握できるポジションなので、ぜひトライしてみるのはいかがでしょうか。

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